نمونه نامه اداری (قالب نامه اداری) چیست؟
فرض کنید میخواهید مرخصی بگیرید یا درخواست افزایش حقوق یا ارتقاء در محیط کار دارید؛ حالا چطور بنویسید بهتر است که رسمی باشد؛ چه عبارتهایی باعث افزایش تاثیر نامه شما و قبول شدن درخواست شما خواهد شد. در این مقاله برای شما 20 نمونه آماده نامه اداری را فراهم کردیم تا به راحتی بتوانید از آنها استفاده کنید و در سریعترین زمان نامه دلخواه خود را بنویسید.
در ادامه با نکات مهم نامه نگاری رسمی آشنا خواهید شد و بعد از 20 نمونه نامه رسمی و اداری عالی را در اختیار شما خواهیم گذاشت.
نحوه نگارش نامه اداری و رسمی در 3 گام ساده
در ادامه طی سه گام ساده نحوه نگارش یک نامه اداری یا رسمی را خدمتتان عرض میکنم (در نمونه نامه اداری که در انتهای این مقاله آمده است؛ این نکات رعایت شده است و میتوانید از آنها استفاده کنید) :
1. نحوه شروع یک نامه اداری و رسمی
نامه با بسمه تعالی یا به نام خدا آغاز میشود و سپس فردی که نامه را برای کسی که نوشته اید، خطاب قرار دهید. ابتدا نام و سپس سمت وی را بنویسید.
بسمه تعالی
جناب آقای ……/ سرکار خانم …….
مدیر محترم ……./ ریاست محترم …….
توجه:
اگر نام شخص مورد نظر را نمیدانید؛ میتوانید فقط سمت وی را بنویسید که البته توصیه میکنم پرس و جو کنید تا نام وی را پیدا کنید.
بعد از سمت از عباراتی مانند با سلام و احترام، با سلام و احتراما به استحضار میرساندغ استفاده کنید. بعد از این قسمت بدنه نامه قرار دارد.
توجه: کلمه استحضار برای مقام بالاتر است؛ اگر دو بخش یک سازمان که برابر هستند به یکدیگر نامه مینویسند از عباراتی مانند به اطلاع میرساند یا به آگاهی میرساند استفاده میکنند.
2. بدنه نامه
در قسمت بدنه نامه؛ درخواست خود (وام، استخدام، افزایش حقوق و…) را بدون استفاده از جملات اعتراض آمیز و به صورت واضح و با کمترین جملات بنوسید. جملاتی که حذف آنها تاثیری در رساندن پیام نامه و مقصود اصلی شما ندارند را حذف کنید.
اگر درخواست شما نیاز به توضیحات اضافی دارد؛ آنها را به صورت مختصر (3 الی 4 خط) بنویسید. لطفا توجه داشته باشید که درخواست خود را واضح بنویسید و از کمترین جملات استفاده نمایید.
نحوه نگارش بدنه نامه بسیار حائز اهمیت است و باید توجه داشته باشید که در استفاده از عبارات امری نهایت دقت و لطافت را بکار ببرید و جملات شما حالت تقاضا داشته باشد تا خواننده نامه حس بهتری داشته باشد.
توجه داشته باشید که نامه اداری شما باید فضای کافی برای نگارش دستور را داشته باشد؛ به عنوان مثال ممکن است متن نامه شما در یک صفحه A5 کامل جا شود ولی شما باید نامه خود را در کاغذ A4 تایپ کنید تا مخاطب بتواند دستور خود را در فضای کافی درج کند (پاراف کند).
نکته آخر در رابطه با درخواست سعی کنید که اگر در نامه چندین درخواست مختلف دارید؛ آنها را در بندهای مختلف ذکر کنید و با شمارهگذاری هر تقاضا را جدا کنید.
نمونه بدنه نامه درخواست وام
اینجانب ……………….. برای تاسیس یک واحد نمایندگی جدید فروش محصولات شرکت؛ تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم.
خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام گردد.
3. نگارش بخش انتهایی نامه اداری و رسمی
در انتهای نامه معمولا عباراتی رسمی و تکراری نوشته میشود؛ مانند با تشکر، با سپاس از بذل توجه حضرتعالی و باکمال تشکر و احترام . البته اگر نامه شما درخواست نیست اجباری به بیان تشکر نیست.
برای اینکه مخاطب نامه؛ نویسنده نامه را بشناسد؛ در گوشه سمت چپ در حدود دوخط پایینتر از بدنه نام و نام خانوادگی و سمت (در صورتی که سمت دارید) را بنویسید و سپس امضاء کنید و تاریخ را بنویسید. در برخی از معدود ادارات نیاز به ثبت اثر انگشت نیز هست که در صورت لزوم این کار را نیز انجام دهید.
نکاتی که باید در تایپ نامه اداری رعایت کنید
- نامه اداری معمولا در کاغذ A5 و در صورت لزوم در کاغذ A4 تایپ میشود.
- امروزه تقریبا باید همه نامهها را تایپ کنید و تحویل دهید.
- ادبیات نامه باید رسمی باشد و غلط املایی نداشته باشید.
- در صورتی که در زمان نگارش نامه در یک مناسبت مهم ملی یا مذهبی قرار داریم؛ بهتر است که در ابتدای نامه به آن اشاره کنید؛ به عتوان مثال در ماه مبارک رمضان در ابتدای نامه بنویسید : اگر ایام ماه مبارک رمضان باشید، میتوانید ذکر کنید: با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما
- متن نامه اصلی خود را با حدود یک سانتیمتر فاصله شروع سطر آغاز کنید. (میتوانید یکبار کلید Tab بر روی صفحه کلید را برای ایجاد تورفتگی بزنید)
- در تنظیم نامههای اداری از مقدمهچینی پرهیز کنید و بهصورت مستقیم مطلب اصلی را بیان کنید.
- تنظیم درست بند (پاراگراف) و طولانی نکردن پاراگرافها به خوانایی نامه شما کمک شایانی خواهد کرد.
رعایت نکات نامه رسمی سخت است؛ پس
رعایت نکات نامه رسمی سخت است؛ پس بهترین کار استفاده از قالب آماده نامه اداری است. در ادامه میخواهیم چندین نمونه نامه اداری و رسمی را برای شما بیاوریم تا مطابق با نیاز خود از آن استفاده کنید.
اگر دوست دارید تا خودتان نامههای خود را تایپ کنید؛ بد نیست دوره آموزش ICDL ما را یک نگاهی بیاندازید؛ این فیلم کلا 2 دقیقه است ولی آینده شما را میتواند متحول کند:
آموزش ICDL – گواهینامه بین المللی کاربری کامپیوتر با یادگیری 7 مهارت اساسی
با دوره آموزش ICDL در 12 ساعت مبانی IT ، ویندوز 11 ، اینترنت و مهندسی جستجو، آفیس 2021 (ورد، اکسل، پاورپوینت و اکسس) را یادبگیر و گواهینامه دریافت کن. فیلم 2 دقیقهای زیر را ببین تا بیشتر با دوره آموزش ICDL و کاربرد آن آشنا بشی
12 نمونه نامه اداری و رسمی
نمونه نامه اداری درخواست افزایش حقوق
جناب آقای/سرکار خانم………
رییس محترم ………
موضوع: درخواست افزایش حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله ضمن تبریک سال نو و آرزوی شادباش برای حضرتعالی و خانواده محترم به استحضار آن مقام محترم میرساند؛ اینجانب کارمند …….(نام و نامخانوادگی…….) که از تاریخ فلان در واحد ……. و با سمت ……. مشغول بکار هستم و طی این مدت با صداقت و پشتکار سعی در انجام تمام امور محوله به نحو شایسته داشتهام تا رضایت مسئولین محترم را جلب نمایم.
نظر به افزایش هزینهها و تورم در سال جدید و به جهت ایجاد انگیزه بیشتر؛ از آن مقام محترم تقاضا دارم در صورت صلاحدید دستورات لازم در خصوص افزایش حقوق اینجانب را به واحد امور کارکنان صادر فرمایند.
پیشاپیش از بذل محبت و مساعدتهای صمیمانه جنابعالی؛ کمال تشکر را داشته و آرزوی توفیق روز افزون جنابعالی و دیگر مسئولین محترم را از خداوند متعال خواستارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نمونه نامه اداری درخواست وام
جناب آقای …………….
رییس محترم امور کارکنان
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب ……………. کارمند یا کارگر شماره ……………. که در قسمت ……………. مشغول بکار میباشم؛ به دلیل مشکلات مالی و شخصی؛ تقاضای دریافت مبلغ ……………. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه …………….ریال یا در مدت ……………. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد اینجانب پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.
پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نمونه نامه اداری درخواست استخدام / همکاری
مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………….
جناب آقای ……………….
باسلام و احترام
پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه/روزنامه ………………. تاریخ………………. جهت همکاری در بخش ………………. آن شرکت؛ به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم میدارم.
امیدوارم ویژگیهای اینجانب ازجمله تحصیل در رشته ………………. و گذراندن دورههای ……………….، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارتهای ارتباطی قوی، اعتمادبهنفس بالا و اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی؛ مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم انتظارات و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم.
ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای حضرتعالی؛ از زمانی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص میدهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در آن شرکت برای ارائه سایر اطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام میدارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نمونه نامه اداری درخواست مرخصی
جناب آقای …………………..
مدیر محترم کارگزینی
موضوع: درخواست مرخصی
با سلام
احتراما به استحضار میرساند اینجانب …………………..به علت …………………..، نیاز به ۲ روز مرخصی از تاریخ …………. لغایت ………….دارم؛ لذا خواهشمند است در صورت موافقت امر فرمایید، اقدامات لازم را در این خصوص مبذول دارند.
پیشاپیش از مساعدت جنابعالی کمال تشکر و امتنان را دارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
نمونه نامه اداری درخواست خرید لوازم اداری
جناب آقای / سرکار خانم …………………..
مدیریت محترم امور …………………..
موضوع: درخواست خرید لوازم اداری
با سلام
احتراما به استحضار میرساند نظر به نیازمندی واحد ………………….. با توجه به فرسودگی برخی اقلام اداری؛ این واحد تقاضای خود را مبنی بر خرید و جایگزینی اقلام به شرح ذیل اعلام میدارد. خواهشمند دستور مقتضی خود را در ارتباط با خرید اقلام موردنیاز صادر فرمایید.
با تشکر
نام و نام خانوادگی و امضا
نمونه نامه اداری قطع همکاری (ابلاغ)
جناب آقای / سرکار خانم …………..
کارشناس محترم بخش …………..
موضوع: قطع همکاری
با سلام
احتراما نظر به انقضای مدت قرارداد کار شما در تاریخ ………….. بدینوسیله عدم نیاز شرکت به ادامه همکاری با شما از تاریخ ………….. اعلام می شود.
مقتضی است جهت تسویهحساب به امور اداری مراجعه نمایید.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
سمت و امضا
نمونه نامه اداری درخواست بازگشت به کار
جناب آقای / سرکار خانم ………………….
مدیریت محترم امور اداری
موضوع: درخواست بازگشت به کار
با سلام
احتراما به استحضار میرساند اینجانب …………………. به کد پرسنلی …………………. و شماره ملی …………………. که از تاریخ …………………. در شرکت با سمت …………………. در واحد …………………. مشغول به کار بوده و در تاریخ …………………. مجبور به استعفا و ترک کار خود شده ام. اینجانب پس از مشکلات بیشماری که پس از ترک شدن شرکت با آن مواجه شدهام؛ درخواست بازگشت به کار را داشته و تعهد مینمایم که در صورت موافقت حضرتعالی با درخواست اینجانب مبنی بر بازگشت به کار؛ با شروع کار تمام وظایف خود را به نحو احسن انجام دهم.
پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی در ارتباط با درخواست اینجانب کمال تشکر را داشته و استدعا در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت خود را اعلام دارید.
با تشکر و سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی و امضا
نمونه نامه اداری گواهی اشتغال به کار جهت معرفی به بانک
بسمهتعالی
ریاست محترم بانک ………… شعبه …………
موضـوع: گواهی اشتغال به کـار
با سلام
احتراماً بدینوسیله گواهی میشود که آقای /خانم ………… فرزند ………… به شماره شناسنامه ………… صادره از ………… با کد ملی ………… از کارکنان قراردادی/ رسمی شرکت ………… با حقوق و مزایای ماهانه ………… ریال معادل ………… تومان در این شرکت است.
این گواهی فقط برای موضوع فوق صادر و فاقد هرگونه ارزش دیگری است.
با تشکر
شرکت …………
نمونه نامه اداری معرفی به بانک جهت دریافت چک
بسمهتعالی
ریاست محترم بانک ……………. شعبه …………….
با سلام و احترام
جناب آقای / خانم ……………. فرزند……. با شماره شناسنامه ……………. صادره از ….…. به شماره ملی…………………؛ دارای حسابجاری به شماره ……………. جهت دریافت دستهچک به منظور انجام امور مالی به شما معرفی میشود.
خواهشمند است با این تقاضا موافقت نموده و دستور فرمایید اقدامات لازم را مبذول نمایند.
با تشکر………
نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی
ریاست محترم سازمان …………………..
موضوع: درخواست امریه سربازی
با سلام
احتراما بدینوسیله به استحضار می رسانم اینجانب …………………..به شماره ملی …………………..دارای مدرک تحصیلی ………………….. و گواهی آموزشی ………………….. از دانشگاه ………………….. و متصدی از شرکت ………………….. و سابقه ………………….. سال فعالیت رسمی با شرکت ………………….. تمایل دارم که خدمت مقدس سربازی خود را با دریافت امریه در آن سازمان محترم بگذرانم و ضمن کسب راهنمایی و مهارت از متخصصین محترم خبره و با تجربه آن شرکت نیز بهرهمند شوم.
خواهشمند است با توجه به شرایط اینجانب با درخواست بنده موافقت نموده و دستورات لازم را مبذول فرمایید. اینجانب متعهد میشوم که در صورت پذیرفتن درخواست بنده در طول خدمت خود در آن سازمان مقررات کاری آن سازمان را مد نظر قرار داده و با رعایت نظم و انضباط کاری امور محوله به اینجانب را به نحو احسنت انجام دهم. امیدوارم که با درخواست اینجانب موافقت فرمایید.
پیشاپیش از حضرتعالی جهت دستور مساعد شما در ارتباط با درخواست اینجانب کمال تشکر را دارم.
با احترام و سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی و امضا
نمونه نامه درخواست نیروی انسانی
جناب آقای / سرکار خانم …………….
رییس محترم اداره
موضوع: درخواست افزایش نیروی انسانی متخصص در بخش …………….
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند با توجه به مواردی همچون حجم کاری زیاد در بخش ……………. و به منظور انجام بهموقع کارها که نقش بسزایی در رضایتمندی واحدهای متقاضی خدمت و اربابرجوع خواهد داشت؛ خواهشمند است در صورت صلاحدید دستور فرمایید نسبت به اختصاص نیروی انسانی با تخصص ……………. به این واحد اقدام لازم مبذول نمایند.
پیشاپیش از بذلتوجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.
با تشکر و سپاس
امضاء
نمونه نامه اداری درخواست انتقالی دانشجویی
جناب آقای ………………….
ریاست محترم دانشگاه ………………….
موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه ………………….
با سلام و عرض ادب و احترام
بدینوسیله اینجانب …………………. دانشجوی ورودی …………………. ماه سال …………………. به علت مشکلات پیشآمده پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران تحصیلی؛ با توجه به اینکه متأهل میباشم و همسرم بهصورت دائم مشغول به فعالیت در شهر …………………. میباشد؛ تقاضای انتقالی/مهمانی به مدت …………………. ترم به دانشگاه …………………. را دارم. از جنابعالی درخواست دارم با تقاضای بنده موافقت کرده و دستور فرمایید مساعدت لازم در خصوص حضور اینجانب به عنوان دانشجوی مهمان مبذول نمایند.
با احترام و سپاس فراوان
نام و نام خانوادگی و امضا
روش تسهیل استخدام و ارتقاء در محیط کار
برای ارتقاء در محیط کاری میتوانید رزومه کاری خود را تقویت کنید؛ دوره مهندس شو شما را تبدیل به یک آچار فرانسه در محیط کار خواهد کرد که همه به شما برای کارهای کامپیوتری نیاز خواهند داشت؛ پیشنهاد میکنم حتما فیلم زیر را ببینید:
منبع
○ تجربیات شخصی
○ آی نید