گزارش کار پاورپوینت؛ قدم اول
قدم اول این است که در رابطه با کارکرد گزارش کار صحبت کنیم که شامل چه مواردی است و اصلا چرا گزارش کار مینویسیم و قرار است چه فایدهای داشته باشد.
گزارش کار یا گزارش عملکرد چیست؟
همه فکر میکنند که مفهوم گزارش کار را میدانند و نیازی به مطالعه در رابطه با تهیه گزارش کار پاورپوینت ندارند؛ اما دقیقا از زمانی که مسئولیت تهیه گزارش کار واقعی به آنها داده میشود تازه استرس میگیرند.
گزارش کار را بدین صورت تعریف میکنند:
هر نوشتهای یا سندی که یک موضوع خاص کاری را شرح و یا تحلیل کند و هدف مشخصی را دنبال کند؛ گزارش کار است.
گزارش کار محدود به متن نیست و میتواند حاوی فیلم، عکس، نمودار و … باشد.
یک گزارش کار حرفهای با نمایان نمودن دادههای موجود؛ امکان بررسی مشکلات در سازمان را فراهم میکند.
گزارش کار نتیجه عملکرد سازمان یا افراد را در دوره زمانی مشخص؛ به صورت نمودارها، جدول و سایر ابزارهای اینفوگرافیک نمایش میدهد.
گزارش کار پاورپوینت به مدیران در رابطه با تحلیل یا اتخاذ تصمیمهای متناسب با روند کاری سازمان یا شرکت کمک خواهد کرد؛ زیرا یک گزارش بصری وضعیت گذشته، حال و چشم انداز آینده را به خوبی نمایان میکند.
گزارش کار پاورپوینت یا گزارش کار ورد؟ بهترین فرمت گزارش کار کدام است؟
اگر قرار است گزارش کار در یک وبینار یا سمینار یا جلسه حضوری با مدیران ارائه شود؛ بهتر است که فرمت پاورپوینت را برای تاثیرگذاری بیشتر و استفاده از قابلیتهای بصری جذابتر انتخاب کنید.
در جلسات حضوری با کارفرما یا مدیران شرکت گاهی از هر دو فرمت گزارش کار ورد و گزارش کار پاورپوینت استفاده میشود؛ تا مدیران به توضیحات کاملتری دسترسی داشته باشند.
فراموش نکنید که مخاطب مطالب گزارش شما را باید با رویه و شیوه مناسبی دریافت کند و به درستی و به روشنی پیا گزارش شما را درک کند.
بند بالا لزوم استفاده از ابزارهای مختلف برای تاثیرگذاری بیشتر و رساندن پیام شما را به روشنی نشان میدهد و نتیجه میگیریم که گزارش کار پاورپوینت؛ مثل نان شب واجب است.
5 ترفند ساده برای تهیه گزارش کار پاوپوینت
در ادامه 5 ترفند ساده را به شما آموزش میدهم تا گزارش کار پاورپوینت حرفهایتری طراحی کنید:
1. طراحی نمودار در پاورپوینت
برای طراحی نمودار در پاوپرپوینت کافی است به منوی Insert بروید و سپس بر روی Chart کلیک کنید؛ جال نوع نمودار را مشخص کنید (مثلا برای نمودار ستونی گزینه Column) و سپس نمودار مورد نظر را انتخاب کنید و بر روی Ok کلیک کنید.
در مرحله آخر اطلاعات خود را وارد میکنید و استایل نمودار (فونت و رنگ بندی و…) و اجزاء نمودار را ویرایش میکنید:
2. استفاده از Smart Art در تهیه گزارش کار پاورپوینت
اسمارت آرت کمک بسیاری در نمایان سازی اطلاعات میکنند؛ رسم فلوچارت، مراحل کاری و … به راحتی از این طریق قابل انجام است.
برای استفاده از SmartArt در PowerPoint کافی است به ریبون Insert بروید و بر روی گزینه SmartArt کلیک کنید و بعد نوع اسمارت آرت و سپس طرح آن را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید. سپس در مرحله 5 عناوین خانه ها را انتخاب کنید؛ برای اینکه یک عنوان زیر مجموعه شود کافی است در ابتدای آن قرار گیرید و کلید Tab را بزنید. برای اینکه یک خانه زیر مجموعه به حالت بالاتر قرار گیرد در ابتدای آن Shift+Tab را بزنید:
3. استفاده از فیلم و صوت در تهیه گزارش کار پاورپوینت
در طراحی گزارش کار پاورپوینت استفاده از عناصر چندرسانهای مانند فیلم و صوت بسیار تاثیرگذار است. به عنوان مثال در حال احداث یک خط تولید؛ اگر از مراحل مختلف کار فیلم تهیه کرده باشید؛ اینجا به کارتان میآید.
برای درج فیلم و صوت از ریبون Insert و گزینههای Video و Audio در زیر بخش Media میتوانید استفاده کنید:
4. استفاده از آیکون در تهیه گزارش کار پاورپوینت
آیکونها نمادهایی هستند که بسیار در رساندن سریع مفهوم کاربرد دارند و شما در بخشهای مختلف پاورپوینت مانند منو، دستهبندی مطالب و … میتوانید از آنها استفاده کنید. برای اینکه در سند پاورپویینت خود آیکون درج کنید(بدون استفاده از آیکون پک)؛ مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- بر روی ریبون Insert کلیک کنید.
- بر روی دکمه Icons کلیک کنید.
- بر روی آیکونهای مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شوند. (میتوانید بیش از یک آیکون نیز همزمان انتخاب کنید)
- بر روی دکمه Insert کلیک کنید.
توجه: اگر میخواهید فقط از آیکونهای رایگان استفاده کنید دکمه Go Premium را نزنید. اکثر ما در ایران به پرداخت دلاری دسترسی نداریم و لذا استفاده از تصاویر پولی برایمان امکان پذیر نیست (البته از سایتهای واسط که خدمات پرداخت دلاری ارائه میدهند؛ میتوانید استفاده کنید.)
دانلود بیش از 3800 آیکون پاورپوینت به صورت رایگان
اگر دوست دارید به بیش از 3800 آیکون پاورپوینت را به صورت رایگان دانلود کنید؛ بر روی لینک زیر کلیک کنید:
4. استفاده از جدول در تهیه گزارش کار پاورپوینت
جدول در تهیه گزارش کار پاورپوینت به شما کمک شایانی میکند تا دادهها را نمایان کنید و کمک به تصمیم گیری مخاطب نمایید.
درج جدول پاورپوینت خیلی ساده است؛ کافی است از ریبون Insert بر روی گزینه Table کلیک کنید و بعد مشخص کنید که جدول شما چند سطر و چند ستون داشته باشد؛ تمام:
5. استفاده از مدل 3 بعدی در گزارش کار پاورپوینت
در ارائه گزارش کار پاورپوینت استفاده از مدل سه بعدی بسیار میتواند تاثیرگذار باشد؛ البته لازم است تا مدل 3 بعدی مورد نظر خود را داشته باشید. نگران نباشید مدلهای عمومی به صورت رایگان در PowerPoint در اختیار شما است و در سایتهای استوک میتوانید با قیمت مناسبی فایلهای مدل پاورپوینت را نیز تهیه کنید.
برای درج مدل سه بعدی پاورپوینت در گزارش کار پاورپوینت کافی است که به ریبون Insert بروید و بر روی 3d Model کلیک کنید و مراحل را مطابق با اینفوگرافیک زیر انجام دهید:
نتیجه گیری
آنچه در ارائه گزارش کار پاورپوینت مهم است؛ نمایان سازی اطلاعات است و ما در این مقاله 5 راهکار ساده برای نمایان سازی (Visualize) اطلاعات را خدمتتان معرفی کردیم. امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
راستی اگر علاقه مند هستید که خودتان کارهای کامپیوتری خودتان را انجام دهید و بین دوستانتان مهندس شناخته شوید؛ پیشنهاد میکنم فیلم معرفی دوره آموزشی مهندس شو را ببینید:واهند داشت؛ پیشنهاد میکنم حتما فیلم زیر را ببینید:
منبع
○ تجربیات شخصی